Microsoft Access 2013

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013 

1.        PENDAHULUAN

Microsoft Access 2013 atau disingkat Access 2013 merupakan salah satu perangkat lunak yang tergolong Relational Database Management System (RDBMS) yang banyak digunakan saat ini. Perangkat lunak ini sudah termasuk dalam aplikasi paket Microsoft Office 2013.

Access 2013 menyediakan banyak fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan database. Dengan fasilitas pada Access 2013 yang tersedia, kita dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel, query, form, report, pages, macros, dan modules yang sangat berguna dalam mengelola database.

2.        KONSEP DASAR PEMBUATAN DATABASE

Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sedemikian rupa tanpa adanya redundancy (perulangan) yang tidak perlu. Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis atau sifat yang sama. Contohnya: data mahasiswa, data dosen, data mata kuliah, data karyawan, dll. Untuk dapat membuat suatu database yang baik, diperlukan suatu rancangan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Konsep dasar dalam pembuatan database antara lain:

a.  Entitas dan Relationship

Hal yang sangat mendasar dan harus dipahami adalah pemodelan entitas dan relationship. Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya disimpan dalam database. Sebagai contoh, kita dapat menyimpan informasi tentang dosen yang mengajar mahasiswa. Dalam hal ini, dosen dan mahasiswa merupakan entitas.

Relationship hubungan antara entitas. Sebagai contoh, dosen mengajar mahasiswa.

Mengajar merupakan relationship antara entitas dosen dan entitas mahasiswa.

Relationship terdiri dari 3 derajat yang berbeda, yaitu:

1.      One-to-one menghubungkan secara tepat dua entitas dengan satu kunci (key). Misalnya seorang mahasiswa memiliki satu dosen wali.

2.      One-to-many (many-to-one) merupakan hubungan antar entitas dimana kunci (key) pada satu tabel muncul berkali-kali pada tabel lainnya. Misalnya banyak mahasiswa memiliki satu dosen wali.

3.      Many-to-many merupakan hubungan antar entitas dimana kunci utama pada tabel pertama dapat muncul beberapa kali pada tabel kedua, dan sebaliknya. Misalnya seorang mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, dan satu matakuliah bias dimabil oleh banyak mahasiswa.

b. Relasi atau Tabel

Relasi merupakan tabel yang mewakili entitas, dimana didalamnya terdapat kolom-kolom yang merupakan attribute dari entitas. Penamaan tabel juga disesuaikan dengan nama dari entitas agar mudah dipahami. Contoh tabel pegawai merupakan tabel yang mewakili entitas pegawai.

c.  Kolom atau Attribute

Kolom atau attribute merupakan bagian dari tabel yang mewakili ciri dari suatu entitas. Contoh entitas mahasiswa. Maka attribute yang ada antara lain NIM, nama, dan kelas.

d. Kunci (key)

Kunci atu key atau primary key merupakan suatu nilai dalam sebuah tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel. Contoh dalam tabel mahasiswa, didalamnya terdapat kolom NIM, nama, dan kelas. Untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel, maka cukup menggunakan NIM.

3.        RELASI ANTAR TABEL

A. KUNCI (KEY)

Sebelum membahas mengenai relasi, faktor penting yang menyangkut relasi antar table adalah kunci (key). Kunci (key) merupakan satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris data (record) dalam tabel secara unik.

Macam-macam kunci dibedakan menjadi:

1)  KUNCI PRIMER

Kunci Primer merupakan sebuah field pada tabel yang merupakan identitas bagi field-field lainnya. Kunci Primer ini tidak boleh memiliki record kembar. Kunci Primer biasanya berada pada tabel induk.

2)  KUNCI SEKUNDER

Kunci Sekunder merupakan kebalikan dari kunci primer. Kunci Sekunder biasanya berada pada tabel anak. Kedua kunci ini saling berhubungan, dan karena saling berhubungan maka tipe data yang dipakai harus sama.

B. JENIS-JENIS RELASI

Secara garis besar, jenis-jenis relasi dibagi menjadi empat, yaitu:

1) ONE – TO ONE (SATU KE SATU)

Relasi ini adalah relasi yang menghubungkan sebuah record pada table induk ke tepat sebuah record pada table anak, akan tetapi relasi ini relative jarang dipergunakan karena jika record pada table anak hanya cocok dengan satu record pada table induk, mengapa record pada table anak tersebut tidak dijadikan satu pada table induk dengan menambahkan field-field table anak pada table induk?.

Contoh. Daftar pelanggan sebuah toko online dengan alamat pengiriman berbeda dengan alamat penagihan tetapi ada beberapa kelemahan yaitu:

a.       Pelanggan yang membedakan alamat pengiriman dengan alamat penagihan tidak banyak.

b.      Kalau alamat pengiriman dengan alamat penagihan dijadikan dalam satu tabel, maka field penagihan akan banyak yang kosong karena hanya terisi sedikit saja.

c.       Sebaiknya dibuat tabel sendirisendiri yaitu tabel alamat pengiriman dan table alamat penagihan untuk menyimpan informasi dan kemudian masingmasing tabel tersebut direlasikan.

d.      Satu record alamat pengiriman hanya akan terhubung dengan satu record nama pelanggan.

Contoh:

Tabel alamat  pengiriman		Tabel alamat penagihan
Nama	Alamat Pengiriman	Nama	Alamat Penagihan
A	Jl. Tlogomas	-	-
B	Jl. Dinoyo	B	Jl. Mergojoyo

2) ONE – TO – MANY (SATU KE BANYAK)

Relasi yang menghubungkan satu record pada satu tabel dengan beberapa record pada tabel lainnya.

Contoh. Database Perpustakaan dengan beberapa kriteria yaitu:

a.       Nama satu anggota perpustakaan hanya akan tercatat satu kali dalam table anggota.

b.      Akan tercatat berkalikali dalam tabel pinjam.

c.       Satu orang bisa meminjam buku sampai berkalikali.

Contoh:

Tabel Anggota

Nama :

NIM :

Tabel Pinjam

Nama	NIM	Tanggal Pinjam	Kode Buku
A	0012001	25 Februari 2013

3)    MANY – TO – ONE (BANYAK KE SATU)

a.       Relasi kebalikan dari One To Many (satu ke banyak) atau biasa disebut dengan look up table relationship.

b.      Relasi ini tidak saling terhubung ke kunci primer pada kedua tabel.

Contoh. Database Nama Propinsi dengan kriteria yaitu:

a)      Tabel informasi propinsi di Indonesia dihubungkan ke tabel alamat pelanggan.

b)      Record kota yang ada pada alamat pelanggan berelasi dengan record propinsi.

c)      Banyak kota yang bisa masuk ke dalam sebuah propinsi.

Contoh:

Tabel Propinsi

Kota	Provinsi
Mlg, Sby, Kediri, Blitar dll	Jawa Timur

Tabel alamat pelanggan

Nama	Alamat
Andi	Malang
Asri	Surabaya

4)    MANY – TO – MANY (BANYAK KE BANYAK)

a.       Relasi many to many ini hampir tidak mungkin ada.

b.      Jika ada biasanya terjadi karena kesalahan dalam perancangan tabel.